Совещание, мозговой штурм, административная встреча, собрание и прочие мероприятия, нацеленные на принятие решений в организации или временном проекте – отправная точка, которая сильно влияет на дальнейшие результаты. Часто, такой формат работы, вызывает чувство бесполезной траты времени у отдельных его участников. Другие используют эти моменты для выражения своего недовольства и перебрасывания ответственности. Как бороться с незаинтересованностью участников и деструктивными стратегиями поведения во

• Блуждание в паутине. Вспомните, когда вы были на одном из последних совещаний, как все происходит. Кто-то, зачастую ведущий или руководитель, начинает с повестки, плана и т.д. Дальше наступает детальное обсуждение конкретной проблемы, подключаются другие участники, затрагиваются связанные с этой темы и похожие проблемы, начинается активная фаза и уже никто не помнит с какого вопроса все началось и над каким решением идет работа на самом деле… В итоге набросали в одну кучу все задачи и стали думать что со всем этим болотом делать. Узнаете?
• Перебрасывание ответственности. Каждый человек, в глубине души, хочет «сохранить лицо», и для достижения этой цели может использовать самые разные способы. Часто все сводится к тому, что бы снять с себя ответственность за совершенное, не совершенное или планируемое, дабы не подставляться под удар. И совещание переходит из категории бизнеса в категорию спорта. А точнее тенниса. Или бадминтона. Только с другими последствиями. Отнимает уйму времени, портит отношения с коллегами и главное не способствует улучшения собственной профессиональной самооценки.
• Критика и сопротивление. «Она же помогает отсеять бесполезные идеи! А еще указывает на ошибки, которых больше не нужно совершать!» - скажут многие. И будут правы. Но не до конца. Критика в чистом виде - это яд. Яд, убивающий отношения между людьми. В любой сфере человеческой деятельности. Иногда речь заходит о конструктивной критике, уже лучше, но еще не то. Было бы хорошо отойти от этого понятия вообще и говорить об обратной связи. См. дальше.
• Затягивание и перегрев. Вот где часто тонут даже крупные суда. В нерациональном использовании времени. Опоздания и попытки втянуться, длительные провисания, обсуждение вопросов касающихся только отдельных личностей, упорные попытки выйти из тупика, задержки и т.д.

Вот не полный список того что подрывает эффективность совещаний на старте. Когда они регулярны у участников формируются устойчивые убеждения и ожидание по поводу этих мероприятий, основном негативные. А это первые трещины в коллективе. И что же делать? Внимание. Еще раз: внимание к тому, что происходит. Осознание и новый фокус внимания на то как должно все происходить. Вот некоторые идеи которые показали свою эффективность на практике.

• Формирование общих целей. Чему посвящается собрание? Какие решения должны быть приняты в итоге? Какие еще нужно проработать и кто этим займется? Когда есть заданное направление, легче придерживаться его. Полезно назначить человека, который отслеживал бы четкое следование плану и поставленным задачам и при попытках уйти в другой вопрос (конечно, то же важный) пресечь их и вернуть обсуждение в нужное русло. Иначе мероприятие превращается историю про лебедя, рака и щуку.
• Разделение ответственности. Вопрос не из простых. Что может побудить людей не перебрасывать ответственность, а напротив, брать ее на себя? Над этим вопросом страдают многие менеджеры. И каждый решает его по-своему. Это отправная точка развития и достижения результатов любой команды. Зоны ответственности просто необходимо закрепить заранее. Любыми способами, точка.
• Конструктивные поправки и дополнения. Все что вы говорите и делаете, по отношению к своим коллегам получает реакцию. Явную или неявную. Что вы испытываете, когда вас или ваши идеи критикуют? Скорее всего – это недовольство. Тогда запомните раз и навсегда: когда вы подвергаете критике (даже самой правдивой) человека или его идеи вы вызываете его недовольство по отношению к вам. Ваша критика – вызывает негатив, направленный на вас. Вы этого хотите? Думаю вряд ли. Найдите в каждой даже самой неуклюжей идее, что-то ценное и похвалите за это. А дальше, потихоньку, попробуйте привнести то, чего не хватает. И все это с искренним уважением к другому человеку. Будьте более гибкими.
• Временные рамки. Каждое собрание необходимо начинать в строго оговоренное время и пресекать любые попытки нарушения этого принципа. То же самое относительно окончания. Люди не любят ждать и задерживаться. Важно так же придерживаться предварительного графика рассмотрения вопросов, и понимать, что если решение не принимается долго, то, скорее всего оно не достаточно хорошо подготовлено или люди еще не готовы к его принятию. Если вовремя не остановиться остальные вопросы останутся так же без решения. Наблюдением за временем так же может заниматься конкретный человек.